Microsoft Teams har snabbt blivit ett oumbärligt verktyg för företag och organisationer världen över. Med sina omfattande funktioner för samarbete och kommunikation erbjuder Teams en plattform som kan hjälpa dig och ditt team att arbeta effektivare och smartare. Här är fem tips för att maximera produktiviteten med Microsoft Teams:
- Organisera arbetet med kanaler
Kanaler i Microsoft Teams är som olika stationer på en arbetsplats, där varje station används till en viss typ av arbete eller uppgift.
Med Teams kan du bland annat:
- Skapa kanaler för olika projekt, avdelningar eller ämnen för att hålla diskussionerna fokuserade och relevanta.
- Dela specifika dokument och möten i den relevanta kanalen, vilket gör det enkelt att hitta och dela information.
Exempel:
Hos ett företag inom produktion organiserade ledningen sina Teams-kanaler efter pågående projekt. Detta gjorde det lättare för teamet att följa projektens framsteg och hålla alla uppdaterade utan att behöva bläddra igenom irrelevanta e-posttrådar.
- Koppla andra verktyg och appar till Teams
Microsoft Teams kan kopplas ihop med många andra verktyg och appar som ditt team redan använder. Detta gör det möjligt att samla allt arbete på ett ställe för enklare och mer effektivt arbete.
Med Teams kan du bland annat:
- Koppla OneNote för att hålla mötesanteckningar, antingen skrivna eller dikterade.
- Planner för att lägga upp och hålla koll på uppgifter.
- Samla applikationer på ett ställe för enklare och mer effektivt arbete.
Exempel:
Ett företag inom bygg integrerade Microsoft Planner i Teams för att hantera uppgifter. Genom att tilldela och spåra uppgifter direkt i Teams, kunde de minska dubbelarbete och förbättrade leveranstiderna för sina byggprojekt.
- Dra nytta av chattfunktionerna
Chatt i Teams är ett utmärkt sätt att snabbt kommunicera med kollegor. Tänk på chattfunktionerna som små anteckningar eller snabba samtal som gör det enkelt att få svar på frågor och hålla alla uppdaterade.
Med Teams kan du bland annat:
- Skapa både enskilda och gruppchattar för snabb kommunikation.
- Använd @-omnämnanden för att fånga någons uppmärksamhet.
- Bifoga olika typer av filer i dina meddelanden.
Exempel:
Ett supportteam använde chattfunktionerna i Teams för att hantera kundärenden i realtid. Genom att skapa en dedikerad chatt för kritiska ärenden kunde teamet snabbt samordna lösningar, dela teknisk dokumentation och ge varandra uppdateringar om pågående problem. Tack vare den direkta kommunikationen via chatten, kunde de lösa kundernas problem snabbare än tidigare och minska behovet av långa, tidskrävande e-postkonversationer.
- Schemalägg regelbundna möten
Regelbundna möten via Microsoft Teams är ett utmärkt sätt att hålla teamet engagerat och informerat. Genom att schemalägga och hålla avstämningar direkt i Teams kan ni förbättra kommunikationen och samordningen i teamet.
Med Teams kan du bland annat:
- Schemalägga möten direkt i Teams-kalendern.
- Använda videomöten för att skapa en mer personlig kontakt även på distans.
- Dela presentationer, rapporter och andra viktiga dokument under möten.
- Använda bakgrundseffekter för att minska distraktioner.
- Spela in möten för att dokumentera viktiga diskussioner och beslut.
Exempel:
Ett säljbolag började schemalägga veckovisa avstämningar via Teams. Dessa regelbundna virtuella möten hjälpte till att hålla teamet engagerat och informerat, vilket ledde till snabbare beslutsfattande och förbättrad teamkänsla. Genom att spela in mötena kunde de även dokumentera och följa upp åtgärder, vilket säkerställde att ingenting glömdes bort och att alla fick en klarare bild om vad som skulle göras.
- Automatisera rutiner med Power Automate
Automatisering kan spara värdefull tid och göra era arbetsflöden mer effektiva. Med Power Automate kan ni skapa automatiserade flöden som hanterar repetitiva uppgifter och håller teamet informerat.
Med Teams och Power Automate kan du bland annat:
- Skapa flöden som meddelar teamet om uppdateringar från kunder.
- Automatisera lanseringar av nya produkter genom att skicka notifieringar till relevanta kanaler.
- Spara tid genom att automatisera återkommande uppgifter och processer.
Exempel:
En startup inom teknik använde Power Automate för att skapa automatiserade flöden som meddelade teamet om uppdateringar från kunder och lanseringar av nya produkter, vilket sparade värdefull tid.
Sammanfattning
Genom att använda dessa tips kan du och ditt team få ut mer av Microsoft Teams och arbeta mer effektivt. Oavsett om det handlar om att organisera och automatisera arbetet, koppla ihop verktyg eller ha en snabbare och mer regelbunden kommunikation, har Teams det ni behöver för att skapa en smidigare arbetsmiljö.
Behöver du hjälp med att komma igång eller bli ännu vassare på Microsoft Teams? Kontakta oss på EyeTea så hjälper vi dig utifrån din verksamhets behov och önskemål!
